Nazwa „Office 365” odnosi się do planów subskrypcji zapewniających dostęp do aplikacji pakietu Office, a także dodatkowych usług zwiększających wydajność pracy, które działają przez Internet (usługi działające w chmurze). Usługa Office 365 obejmuje plany do użytku domowego i dla firm.

Office 365 staje się w Polsce coraz bardziej popularny i ta popularność nie wynika z trendu przyjętego przez rynek. Jest ona potwierdzeniem użyteczności oraz niezawodności narzędzi, jakie oferuje nam Gigant z Redmond. Firmy przecież nie wydawałyby pieniędzy na oprogramowanie dla swoich pracowników tylko dlatego, że „jest to modne”.

Aplikacje i usługi, jakie dostajemy do dyspozycji, świetnie spełniają swoje zadanie, a nawet dają jeszcze więcej, niż można by tego oczekiwać. Co zatem składa się na tak wielki sukces usługi Office 365?

Zacznijmy może od najmocniejszego argumentu: elastyczność. Rzadko która usługa oferuje takie możliwości w dopasowaniu oferty do własnych potrzeb jak Office 365. Poza trzema podstawowymi planami dla małych i średnich przedsiębiorstw (o których będzie mowa w dalszej części artykułu) dla poszczególnych produktów można skorzystać z tzw. Standalone Plans, czyli Samodzielnych Planów np. Exchange Online. Są również plany Enterprise dla dużych przedsiębiorstw, jak i plany Personal – do użytku prywatnego. Wersja dla oświaty? Nie ma problemu – Office 365 Education. Każdy znajdzie coś dla siebie.

Kolejną istotną zaletą programu subskrypcyjnego jest fakt, że zawsze korzystamy z najnowszego oprogramowania. W przypadku pakietu Office w wersji wieczystej dostajemy programy takie jak Word, Excel i PowerPoint do użytku na jednym komputerze PC lub Mac. Te aplikacje nie są aktualizowane automatycznie. Aby pobrać najnowszą wersję, trzeba ponownie kupić pakiet Office po udostępnieniu nowej wersji. Ponadto pakiet Office kupiony jednorazowo nie zawiera żadnej z usług dostępnych w usłudze Office 365. Dodatkową zaletą Office 365 jest łatwy dostęp do narzędzi. Aplikacje możemy zainstalować na nawet pięciu naszych urządzeniach, a aby to zrobić, wystarczy zalogować się na swoje konto i przejść przez prosty proces instalacji – z dowolnego miejsca na świecie, na dowolnym komputerze działającym z systemem Windows 7 lub nowszym.

Wróćmy zatem do naszych planów. Skupię się na podstawowych trzech dla średnich i małych firm:

  • Office 365 Business
  • Office 365 Business Premium
  • Office 365 Business Essentials

Powyższe plany możemy podzielić na 2 podstawowe segmenty: usługi oraz aplikacje – usługi takie jak SharePoint, Exchange, Yammer, Skype for Business, OneDrive oraz aplikacje takie jak Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook oraz Access.

Word, Excel oraz PowerPoint to aplikacje, których chyba nie muszę przedstawiać. Każdy z nas miał z nimi styczność w mniejszym bądź większym stopniu. Edycja oraz tworzenie dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych oraz prezentacji multimedialnych. OneNote – aplikacja do tworzenia, grupowania i zarządzania notatkami. Możemy tworzyć szybkie notatki, dołączać do nich pliki, zrzuty ekranu, zdjęcia itd. Możemy również rysować wszelkiego rodzaju tabele, wykresy, diagramy itp. Bardzo przydatne narzędzie, bez którego nie wyobrażam sobie dzisiaj pracy w biurze. Ciekawą funkcją jest zamiana pisma odręcznego na równanie matematyczne. Zapewne spotkaliście się z wyzwaniem zapisania jakiegoś równania matematycznego do dokumentu na komputerze. Wyzwanie? Nie z OneNote.

Kolejnym programem jest Outlook – dobrze już wszystkim znana aplikacja do obsługi skrzynki pocztowej, której też chyba nie trzeba tutaj przedstawiać. Na końcu warto jeszcze wspomnieć o Access – aplikacji, która służy do tworzenia i zarządzania bazami danych. Następne w kolejce są usługi, przejdźmy zatem prosto do sedna:

  • SharePoint – wielozadaniowa witryna w chmurze do dzielenia się informacjami oraz danymi. Może również pełnić rolę funkcję deweloperskiej, za pomocą której webmasterzy mogą rozbudowywać swoje aplikacje. Idealna do współdzielenia plików, wspólnej pracy nad projektami, nawet z osobami spoza naszej organizacji – nie wymagają oni posiadania licencji. Wersjonowanie plików sprawia, że w przypadku nieautoryzowanych zmian bądź czyjegoś błędu możemy z łatwością odzyskać dane sprzed np. godziny czy kilku dni, a nawet z samego początku utworzenia pliku. Takich wersji możemy mieć setki, a nawet tysiące.
  • Exchange – środowisko poczty e-mail klasy biznesowej na telefonach, tabletach, komputerach stacjonarnych i w sieci Web. Skrzynka pocztowa o pojemności 50GB, dostęp do poczty z przeglądarki, udostępnianie kalendarza i kontaktów, Exchange Online Protection zapewnia ochronę wszystkich skrzynek pocztowych przed spamem i złośliwym oprogramowaniem, a gdyby tego było mało, to Microsoft gwarantuje również bezawaryjność działania na poziomie 99,9%.
  • Yammer – najprościej można byłoby rzec, że jest to firmowy Facebook. Yammer to sieć społecznościowa typu enterprise. Jest wykorzystywany do wewnętrznej komunikacji w firmach i organizacjach. Możemy między innymi tworzyć wewnętrzne grupy (np. kadry, sprzedaż, zarząd), ankiety (np. firmową listę zakupów, proponowany dzień zebrania), dzielić się osiągnięciami (np. uzyskanie certyfikatu, ukończenie kursu), udostępniać dane, pliki i zdjęcia (np. zdjęcia z targów handlowych, podsumowanie kwartalne) bądź udostępniać wiadomości (np. o dniach wolnych od pracy lub świętach, a nawet spotkaniach firmowych). Wszystko zależy od kreatywności jego użytkowników.
  • Skype for Business – tutaj chciałbym zwrócić szczególną uwagę na możliwości, jakie Skype for business daje naszej firmie. Możemy między innymi komunikować się ze współpracownikami za pośrednictwem wiadomości błyskawicznych bądź rozmów audio oraz wideo. Możemy udostępniać pulpit do wglądu – współpracownikom oraz osobom z zewnątrz firmy (nie jest wymagana licencja). Możemy również oddać kontrolę naszego pulpitu innej osobie. Tworzenie telekonferencji pozwala na organizowanie spotkań z klientami bez opuszczania biura, możemy również prowadzić webinaria na żywo. Wsparcie techniczne (nasz dział IT bądź firma zewnętrzna) może w błyskawiczny sposób uzyskać dostęp do naszego komputera (oczywiście za naszą zgodą 😉) w celu udzielenia potrzebnej pomocy. Współpracowaliście kiedyś nad projektem z osobą, która znajduje się ponad 300 km od was? Wyzwanie? Nie w przypadku Skype for Business. Możliwości jest dużo i mógłbym tak wymieniać jeszcze przez następne kilka stron.
  • OneDrive to nic innego jak nasza osobista przestrzeń chmurowa do przechowywania danych. Zdarzało wam się zapomnieć prezentacji na spotkanie bądź jakiejś oferty? Dostęp do OneDrive możemy uzyskać z każdego komputera, nawet przez przeglądarkę internetową oraz z naszego smartfonu. Do dyspozycji dostajemy 50GB z możliwością powiększenia oraz historią wersji, która działa podobnie jak ta w witrynie SharePoint. Możemy również dzielić się zasobami oraz udostępniać pliki innym osobom.

Microsoft oczywiście aktywnie rozwija wszystkie wspomniane przeze mnie produkty, a ponadto do dyspozycji dostajemy ich coraz więcej – np. niedawno do planu Business Premium dodano Microsoft Bookings, który pozwala klientom łatwo planować terminy u Ciebie o dowolnej dogodnej dla nich porze.

Wymienione przeze mnie aplikacje oraz usługi są podzielone na trzy podstawowe plany. Office 365 Business Essentials oferuje wszystkie powyższe usługi bez możliwości instalacji aplikacji na komputerze. Office 365 Business daje nam dostęp do programów, bez możliwości korzystania z usług. Natomiast pakiet Office 365 Business Premium to – jak sama nazwa wskazuje – pakiet aplikacji oraz usług w jednym, czyli kompleksowy zestaw, który powinien znaleźć się w każdej firmie 😉.

Co tak naprawdę daje nam Office 365? Jakie korzyści możemy z niego czerpać? Wszyscy się pewnie ze mną zgodzą, że czas to pieniądz, a Office 365 to idealne rozwiązanie, aby ten czas zaoszczędzić – czyli również oszczędzamy w ten sposób pieniądze.

Korzystając z takich usług jak Skype for Business oraz Yammer nie musimy odrywać się od pracy, aby podzielić się z kimś jakąś ważną informacją, bądź o coś zapytać. Nie musimy wybierać się w delegację, aby omówić kilka kwestii z naszymi klientami – możemy zrobić to zdalnie. Jeśli chcemy poprowadzić jakieś szkolenie, możemy zrobić je online, prosto zza biurka. Nie musimy wynajmować sali oraz zapraszać naszych klientów w jedno miejsce – możemy poprowadzić takie spotkanie nawet z domu! Dzięki funkcji udostępniania pulpitu możemy wspomóc się prezentacją, a nawet oddać kontrolę zainteresowanym, dzięki czemu nasze webinarium będzie interaktywne!

OneDrive oraz SharePoint to idealne narzędzia do pracy zdalnej przy projektach dla grup, ale nie tylko. Dzięki możliwości współpracy kilku osób na jednym pliku możemy działać z pełną efektywnością, a jeśli coś pójdzie nie tak, to możemy powrócić do wcześniejszej wersji pliku. Być może mamy do ukończenia coś ważnego, a jesteśmy uziemieni w domu? Dzięki łatwemu dostępowi do narzędzi Microsoft możemy pracować w każdym miejscu na ziemi, o każdej porze dnia, na dowolnym komputerze.

Możliwości jest wiele, a wszystko zależy od naszego sposobu myślenia. Być może macie jakieś ciekawe pomysły na wykorzystanie usługi Office 365 w swojej firmie? Koniecznie podzielcie się w komentarzach!

Polub nas i śledź nas: