Dziś napiszę o tym, kim jest użytkownik według definicji Microsoft. W moim wyjątkowo krótkim artykule, znajdziecie informacje o tym, kim jest użytkownik wewnętrzny, zewnętrzny i jak w łatwy sposób rozróżnić te dwie znaczące role.

Użytkownik to człowiek – osoba z krwi i kości – nie jest to podmiot, spółka czy osoba prawna – to osoba fizyczna posiadająca imię i nazwisko.

Pracownik, którego zatrudnia nasza firma, jest użytkownikiem wewnętrznym, a nasz klient jest użytkownikiem zewnętrznym. Choć na pierwszy rzut oka wydaję się to dość jasne, oczywiście istnieją wyjątki. W praktyce jednak okazuje się, że nie zawsze możemy w oczywisty sposób określić czy użytkownik jest naszym pracownikiem, gdyż istnieją konsorcja, kontrakty B2B i inne możliwości współpracy.

Przy wyjaśnianiu terminu Użytkownicy Zewnętrzni posłużę się dokumentem Product Terms:

Użytkownicy Zewnętrzni to użytkownicy, którzy nie są pracownikami Klienta ani Podmiotów Stowarzyszonych Klienta oraz nie są pracującymi w obiektach Klienta kontrahentami lub przedstawicielami Klienta lub jego Podmiotów Stowarzyszonych.”

Osoba, którą zatrudniamy na czas projektu czy prawnik, który pracuje z nami na zasadzie kontraktu, jest użytkownikiem wewnętrznym, tak samo jak pracownicy naszych spółek powiązanych kapitałowo czy Podmiotów Stowarzyszonych.

Czym jest Podmiot Stowarzyszony napiszę w kolejnym artykule.

Należy zatem pamiętać, że jeżeli podejmujemy współpracę z osobą/podmiotem którego nie zatrudniamy na stałe, ale korzysta z naszej infrastruktury dla naszych potrzeb i nie wykorzystuje naszych licencji do czerpania zysków przez własną firmę, to jest użytkownikiem wewnętrznym naszej firmy.

Użytkownicy wewnętrzni i zewnętrzni są inaczej licencjonowani i posiadają różne prawa.

W przypadku Windows Server, użytkownicy wewnętrzni potrzebują standardowych licencji dostępowych Windows Server CAL. Licencja musi zostać przypisana do jednego użytkownika (jak licencjonować dostęp do Windows Server i jaką licencję należy przypisać do użytkowników i urządzeń opisuje Filip w poprzednim artykule: Wszystko o CAL – Licencjonowanie dostępu do Windows Server). Jednak w przypadku użytkowników zewnętrznych, wymagana jest licencja typu External Connector.

Według dokumentu Product Terms:

Licencja typu External Connector oznacza Licencję przypisaną do Serwera przeznaczonego do użytku przez Klienta, umożliwiającą dostęp do odpowiedniej wersji oprogramowania serwera lub jego wcześniejszych wersji Użytkownikom Zewnętrznym.”

W takiej sytuacji możemy wystawić zasób publicznie i nie ma konieczności liczenia wszystkich użytkowników uzyskujących do niego dostęp.
Takie rozwiązanie jednak opłaca się przy ilości wyższej niż 53 użytkowników. W przeciwnym razie, kiedy mamy kontrolę nad użytkownikami zewnętrznymi i wiemy jakie konkretne osoby korzystają z naszych zasobów, możemy pokryć ich również licencją dostępową Windows Server CAL. Jednak opłaca się to jedynie, kiedy takich użytkowników jest poniżej 53.

Należy więc dobrze policzyć wszystkich użytkowników w naszej firmie, aby nie wpaść w pułapkę licencyjną, która może nas słono kosztować.

Inaczej też licencjonowani są użytkownicy w przypadku rozwiązania Office 365. Czym jest Office 365 napisał Bartek w artykule: Co to jest Office 365?

Według definicji z dokumentu Online Services Terms:

„Klientowi wolno używać Usług Online i powiązanego oprogramowania w sposób wyraźnie dozwolony w zawartej przez Klienta umowie licencjonowania zbiorowego. Microsoft zastrzega sobie wszystkie inne prawa. Klient ma obowiązek uzyskać i przypisać odpowiednie licencje subskrypcyjne, wymagane do korzystania z każdej z Usług Online. Każdy użytkownik, który uzyskuje dostęp do Usługi Online, musi mieć przypisaną LS na Użytkownika lub uzyskiwać taki dostęp wyłącznie za pośrednictwem urządzenia, do którego przypisano LS na Urządzenie, chyba że określono to inaczej w Szczególnych Postanowieniach dotyczących Usług Online. Pakiety LS, które również spełniają wymagania dotyczące LS Użytkownika, opisano w Załączniku 2. Klientowi nie wolno korzystać z poszczególnych Usług Online po wygaśnięciu dotyczących ich LS.”

Poniżej kilka zapisów dotyczących wykorzystywania Usług Online przez użytkowników zewnętrznych:

„Termin „Użytkownik Zewnętrzny” oznacza użytkownika Usługi Online, niebędącego pracownikiem, pracującym na miejscu kontrahentem zewnętrznym ani pracującym na miejscu przedstawicielem Klienta lub jego Podmiotów Stowarzyszonych.”

W sekcjach dotyczących odrębnych elementów Office 365, znajdują się zapisy dotyczące użytkowania poszczególnych usług przez użytkowników zewnętrznych:

Office Online
„W przypadku usługi Office Online użytkownicy zewnętrzni zaproszeni do udostępnianych w witrynie kolekcji przy użyciu funkcji Share-by-Mail nie potrzebują LS na Użytkownika.”

OneDrive dla Firm
„W przypadku usługi OneDrive dla Firm użytkownicy zewnętrzni zaproszeni do udostępnianych w witrynie kolekcji przy użyciu funkcji Share-by-Mail nie potrzebują LS na Użytkownika.”

SharePoint Online
„W przypadku usługi SharePoint Online F1, Plan 1 i Plan 2 Użytkownicy zewnętrzni zaproszeni do udostępnianych w witrynie kolekcji przy użyciu funkcji Share-by-Mail nie potrzebują LS na Użytkownika.”

Skype dla firm Online
„W przypadku Użytkowników Zewnętrznych i użytkowników niezweryfikowanych w ramach usługi Skype dla firm Online LS na Użytkownika nie są wymagane.”

Podsumowując:

W przypadku Usług Online wszyscy użytkownicy wewnętrzni korzystający z aplikacji i/lub jej funkcjonalności, muszą mieć przypisaną licencję. Użytkownicy zewnętrzni nie muszą posiadać licencji, aby móc współdzielić udostępnione im dokumenty np. na dysku OneDrive.

Jeżeli nadal zastanawiasz się czy do zasobów Twojego serwera uzyskuje dostęp ktoś z zewnątrz lub może wystawiasz publicznie jakiś zasób i takich użytkowników jest niezliczona ilość, skontaktuj się ze mną, a pomogę Ci to sprawdzić i wspólnie rozwiążemy ten problem.

Polub nas i śledź nas: