Wdrożenie Microsoft SharePoint w organizacji zarówno w wersji on-premise (SharePoint Server 2019), jak i online (SharePoint Online) wymaga odpowiedniego planu. Nie wystarczy tylko wybrać/zamówić szablon witryny. Wspólnie z działem IT należy obrać strategie wdrożenia oraz zastanowić się nad indywidualnymi potrzebami organizacji. Często okazuje się, że firma, która nie zaplanowała wdrożenia, po pewnym okresie nie jest w stanie kontrolować uprawnień, zawartości oraz zasobów w swoich witrynach Microsoft SharePoint. Dlatego warto przygotować dokładny schemat wdrożenia.

Poniższy artykuł ma na celu wskazanie obszarów, które warto naszym zdaniem uwzględnić podczas planowania wdrożenia Microsoft SharePoint w organizacji.

1. Struktura

Zanim przejdziemy do tworzenia witryn, bibliotek czy list, warto zaplanować strukturę Microsoft SharePoint. Dzięki temu będziemy mogli zaprojektować procesy związane z zarządzaniem Microsoft SharePoint, grupy oraz uprawnienia użytkowników, udostępnianie zasobów w organizacji oraz poza nią, a także zaoszczędzimy czas na samym wdrożeniu.

Do stworzenia schematu wdrożenia możemy wykorzystać obecną strukturę firmy.

Przykład

Firma Contoso zajmuje się popularnym ostatnio outsourcingiem. Posiada dwa działy, pierwszy z nich to dział IT zajmujący się zleceniami oraz dział sprzedaży, zajmujący zamówieniami. Firma Contoso planuje wdrożyć SharePoint Online w ramach ich subskrypcji Office 365 E3. Przedsiębiorstwo nie zamierza udostępniać danych na zewnątrz organizacji, ale chce, aby oba działy mogły wymieniać ze sobą niektóre informacje.

Struktura SharePoint może wyglądać następująco:
• Witryna Intranetowa firmy – strona będzie zawierała odnośniki do witryn wszystkich działów, zasad firmy, instrukcji dla nowych pracowników itp.
• Witryna działu IT – strona dedykowana tylko działowi IT.
• Witryna działu sprzedaż – strona dedykowana tylko działowi sprzedaży.
• Witryna public – dane dostępne wewnątrz całej organizacji.

Oczywiście to tylko jedno z możliwych rozwiązań. Alternatywnie możemy stworzyć jedną witrynę, na której stworzymy trzy biblioteki dokumentów oraz nadamy im odpowiednie uprawnienia.

2. Funkcjonalność Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint oferuje mnóstwo różnorodnych form współpracy oraz dzielenia się zawartością. Wdrożenie może różnić się diametralnie w zależności od funkcjonalności wybranych przez organizacje. Niektóre z firm chcą wykorzystać Microsoft SharePoint jako serwer plików, inne skorzystają z list wraz z automatyzacją przepływu danych wykorzystując Microsoft Flow, a jeszcze inne będą tworzyć oddzielne witryny dla każdego z projektów oraz integrować je z pocztą elektroniczną. Już na etapie wdrożenia należy określić potrzeby organizacji oraz aplikacje, z których będziemy korzystać w Microsoft SharePoint.

3. Grupy oraz uprawnienia

Dostęp do każdej witryny oraz zasobów na nich się znajdujących, powinien być z góry określony przez administratora. Należy unikać sytuacji, w których użytkownicy mają więcej uprawnień, niż faktycznie potrzebują. Stwarza to niepotrzebne podatności i może skutkować wyciekiem firmowych danych z organizacji. Należy również unikać nadawania unikatowych uprawnień użytkownikom. Takie uprawnienia ciężko jest kontrolować w przeciwieństwie do uprawnień grup. Uprawnienia w Microsoft SharePoint są dziedziczne. Oznacza to, że każdy element na Microsoft SharePoint pobiera uprawnienia z wyższego elementu w hierarchii. Dla przykładu tworząc nowy katalog w bibliotece dokumentów, pobiera on uprawnienia z katalogu, w którym obecnie się znajduje. Oczywiście łańcuch dziedziczenia możemy przerwać. W takim wypadku element, który przerywa łańcuch dziedziczenia, staje się najwyższym elementem w hierarchii. Przerywanie dziedziczenia umożliwia nam np. udostępnienie folderu w bibliotece dokumentów użytkownikowi, który nie ma dostępu do samej witryny, w której znajduje się biblioteka lub odebranie praw do danej zawartości użytkownikom.

4. Udostępniana zawartość

Ważnym elementem podczas tworzenia planu wdrożenia Microsoft SharePoint jest udostępnianie plików. Należy zastanowić się jaka zawartość będzie udostępniona oraz czy będzie to udostępnienie wewnątrz, czy poza organizację. Należy unikać udostępniania wszystkich witryn Microsoft SharePoint na zewnątrz organizacji. Dobrą praktyką jest wydzielenie do tego celu oddzielnej witryny/zbioru witryn. Ważną kwestią jest również ustalenie kto w organizacji będzie mógł udostępniać pliki. Udostępnianie witryn oraz zawartości możemy ograniczyć np. tylko do zaufanych domen, użytkowników zewnętrznych, zweryfikowanych w naszym panelu Office 365 lub tworzyć tzw. linki anonimowe, niewymagające uwierzytelnienia. W przypadku tych ostatnich możemy również zadeklarować datę wygaśnięcia linków. Po tym okresie dostęp przez taki link zostanie odebrany.

5. Zarządzanie witrynami

Każdy zbiór witryn, witryna oraz podwitryna może mieć oddzielnych administratorów. W łatwy sposób możemy oddelegować osoby odpowiedzialne za konkretny obszar Microsoft SharePoint. Planując delegowanie administratorów, warto uwzględnić rezerwowego administratora, ale nie należy jednak nadawać uprawnień administracyjnych zbyt dużej liczbie osób. Jeden lub dwóch administratorów rezerwowych w zupełności wystarczy. W przypadku choroby lub urlopu głównego administratora mamy zachowaną ciągłość pracy.

Polub nas i śledź nas: