W poprzednich publikacjach poruszałem takie kwestie jak to, czym jest chmura i w jaki sposób ona działa oraz czym tak naprawdę jest Office 365. Marcin Nowacki z kolei poruszył temat jak uruchomić usługę Office 365 – od strony technicznej. Dzisiaj opowiem wam natomiast w jaki sposób można Office 365 nabyć.

Jak już pewnie wiecie (a jeśli nie, to zachęcam do zapoznania się z poprzednimi artykułami), Office 365 jest usługą subskrypcyjną, czyli opłacaną cyklicznie – miesięcznie lub rocznie.

Mamy trzy sposoby na zakup licencji Office 365:

  • Licencje w ramach umowy grupowej OPEN,
  • CSP – Cloud Solution Provider,
  • Za pośrednictwem strony Microsoft Office.com

Pierwsze dwa sposoby są możliwe za pośrednictwem partnerów Microsoft, trzeci natomiast to zakup bezpośrednio z witryny Office.com.
Przyjrzyjmy się zatem temu kanałowi dystrybucji. Poniżej zrzut ekranu ze sklepu Office:

Zrzut z dnia 08.05.18 www.microsoft.com

Jak widać mamy 3 dostępne plany w wersji Business (dla Firm), cenę każdego z nich oraz przycisk „kup teraz”. Wystarczy wybrać interesujący nas rodzaj licencji, okres rozliczenia oraz przejść przez proces zakupu.

Wbrew pozorom nie jest to najtańsze rozwiązanie, oficjalni partnerzy Microsoft są w stanie zaproponować powyższe usługi w o wiele atrakcyjniejszych cenach – wszystko zależy oczywiście od ilości licencji, planowanej daty wdrożenia oraz kilku innych czynników.

Inaczej sprawa wygląda podczas zakupu licencji poprzez partnerów Microsoft, tutaj mamy dwie możliwości.

Pierwsza możliwość to zakup licencji w kanale OPEN (zwane inaczej MOLP – Microsoft Open Licence Program; Volume Licensing; Licencjonowanie Grupowe). Office 365 w umowie OPEN może zostać zakupiony tylko w rocznej subskrypcji, a realizacja zamówienia trwa do 48 godzin.
Niestety w tym kanale partner Microsoft ma minimalne możliwości wsparcia klienta w procesie aktywacji, zarządzania, rozszerzania ilości oraz monitorowania subskrypcji klienta.

Ponad to zarządzanie czasem wygaśnięcia subskrypcji nie należy do najprostszych, a dodając do tego brak możliwości pomocy ze strony partnera, zakup licencji Office 365 w kanale OPEN jest problematyczny dla klientów. Dlaczego tak? Już spieszę z wyjaśnieniem.
Załóżmy, że kupujemy jedną licencję 1-go stycznia. Będzie ona zatem ważna do 1 stycznia następnego roku. Jednak 1-go czerwca dokupujemy jedną dodatkową licencję dla nowego pracownika. Tutaj właśnie zaczynają się schody. Po pierwsze, czas z tej drugiej dokupionej licencji jest przeznaczony właśnie na nią tak aby wygasła równo z pierwszą tj. pół roku od 1 czerwca do 1 stycznia, a pozostałe 6 miesięcy jest rozdzielane po równo między dwie licencje – co spowoduje, że czas wygaśnięcia całej usługi jest przesuwany na mniej więcej 1 marca.
Jak zapewne zauważyliście, powyższa kalkulacja jest jeszcze prosta do policzenia i tak naprawdę nie stanowi jakiegoś większego problemu. Komplikacje zaczynają się w większych organizacjach. Jeśli firma posiada 100, 200 lub więcej użytkowników, którzy muszą posiadać licencje Office 365, a ponad to cały czas się rozwija, dochodzą nowi pracownicy, a zatem dokupowane są dodatkowe licencje – wtedy czas odnowienia subskrypcji ciągle ulega przesunięciu, co może stanowić problem w przypadku planowania budżetu.

Druga możliwość to zakup licencji w kanale CSP (Cloud Solution Provider) – tutaj mamy możliwość zakupu licencji w subskrypcji rocznej lub miesięcznej. Dodanie kolejnych licencji w ramach programu CSP to kwestia kilkunastu minut. Partner ma również więcej możliwości wsparcia klienta w zarządzaniu subskrypcjami:

  • Łatwiejsze monitorowanie dat wygaśnięcia poszczególnych usług
  • Szybsza realizacja zamówień
  • Bezobsługowa (z punktu widzenia klienta) aktywacja licencji etc.

W ramach programu CSP kalkulacja czasu ważności subskrypcji jest o wiele prostsza i tak w zasadzie klient nie musi się tym przejmować, bo wszystko to leży po stronie partnera, a ten jest w stanie udzielić wszelkich informacji co do dat wygaśnięcia, szacowanych kosztów odnowienia, dodania lub, w przypadku subskrypcji miesięcznej, odjęcia licencji. Jak to zatem wygląda? Poniżej krótkie wyjaśnienie:

  • W przypadku zakupu subskrypcji miesięcznej można zwiększać lub zmniejszać ilość aktywnych licencji (koszty z naliczaniem dziennym, według faktycznego zużycia – aktywnej ilości licencji danego dnia). Okres rozliczeniowy przypada od 22 do 21 dnia następnego miesiąca, faktura jest wystawiana na koniec każdego miesiąca.
    • Przykład: Posiadając 10 licencji, a dodając kolejne 10 w połowie miesiąca (rozliczeniowego), koszt za dany miesiąc to 100% ceny dla 10 licencji oraz 50% ceny dla 10 dodanych licencji. W kolejnym miesiącu jest to już 100% ceny dla 20 licencji.
  • W przypadku subskrypcji rocznej można tylko dodawać kolejne licencje (płatne z góry, faktura jest wystawiana w przeciągu 7 dni od aktywacji licencji). W przypadku subskrypcji rocznej, pierwsze uruchomienie danej usługi ustala jej datę wygaśnięcia (po 365 dniach), a każda kolejna dodana licencja kosztuje adekwatnie mniej, w zależności od czasu pozostałego do wygaśnięcia danej usługi.
    • Przykład: 1 stycznia kupujemy usługę Office 365 Business Premium kupując 10 licencji, a po połowie roku (1 czerwca) dodajemy kolejne 10 – cena tych licencji jest o połowę mniejsza, a wszystkie 20 wygasa tego samego dnia – 1 stycznia następnego roku. Po ich wygaśnięciu możemy je odnowić w dowolnej ilości (całość lub tylko część).

Najważniejszą zaletą licencji w programie CSP jest ich niższa cena w porównaniu do tych zakupionych w kanale OPEN.

Przeszliśmy zatem przez możliwości zakupu usługi Office 365, teraz wyjaśnię jeszcze po krótce sposób aktywacji. Zanim natomiast do tego przejdę, chciałbym wyjaśnić jedno kluczowe słowo – tenant.

Co to jest tenant?
Office 365 tenant – to unikalna nazwa subskrypcji, która jest wykorzystywana jako identyfikator organizacji wśród innych subskrypcji na produkty Microsoft.

Najczęściej, nazwa tenanta wygląda następująco:
Nazwa_użytkownika@nazwatenanta.onmicrosoft.com

Nazwa ta musi składać się wyłącznie ze znaków A-Z oraz cyfr 0-9. Nie można używać znaków specjalnych oraz znaków diakrytycznych.

Zatem w przypadku licencji OPEN, licencja pojawia się najpierw na naszym koncie VLSC, a z tamtego poziomu aktywujemy ją w określonym tenancie Office 365 (lub tworzymy nowy). Przez cały ten proces klient musi przejść sam, co czasami jest problematyczne.

Natomiast w przypadku licencji CSP, klient podaje tylko nazwę, a Partner albo tworzy tenanta albo dodaje licencje do istniejącego (w zależności czy klient posiada już konto Office 365, czy chce je utworzyć po raz pierwszy).

Jedyną rzeczą jaką klient musi zrobić, to zaakceptować administrację delegowaną z określonym dystrybutorem (nie Partnerem) licencji Microsoft, jeśli posiada już istniejący tenant.

Co to jest administracja delegowana?
„Administracja delegowana polega na administrowaniu kontem organizacji w imieniu klienta. Administrator delegowany może wykonywać zadania, takie jak dodawanie użytkowników, resetowanie haseł i dodawanie domen.”

Takim administratorem staje się dystrybutor (w Polsce dystrybutorów licencji Microsoft mamy 6), natomiast takie prawo można odebrać dystrybutorowi już po kilkunastu sekundach – tuż po zaakceptowaniu. Po co zatem jest potrzebna akceptacja administracji delegowanej, skoro można ją potem wyłączyć?

Otóż od strony technicznej działa to w taki sposób, że podczas akceptacji administracji delegowanej z jednym z dystrybutorów, uzyskuje on dwa statusy:

  • Dostawca Usług Chmurowych (Cloud Solution Provider), oraz
  • Administrator delegowany (to o czym mowa wyżej)

Po akceptacji relacji, można ją od razu wyłączyć – wtedy dystrybutor traci możliwość wspomnianej administracji, ale pozostaje relacja dostawcy usług chmurowych – dzięki czemu możemy realizować zakup licencji poprzez kanał CSP.
W panelu Office wygląda to w następujący sposób:

Pierwszy dystrybutor ma tylko status dostawcy usług chmurowych, drugi ma dodatkowo uprawnienia administratora – tych u siebie nie wyłączyłem na potrzeby demonstracji.

Jedyna informacja jaką widzi Partner, to ilość zakupionych licencji klienta (tylko tych, które Parter sam dostarczył, nie widzi on natomiast zakupów od innych Partnerów), daty utworzenia, wygaśnięcia etc. Dane te różnią się w zależności od wyglądu panelu CSP danego Dystrybutora, u którego kupowane są licencje, np.:

Podsumowując, najlepszym rozwiązaniem jest więc zakup licencji w programie CSP, gdyż licencje są tańsze od tych w kanale OPEN, realizacja zamówień przebiega szybciej i sprawniej, klient nie musi przechodzić przez skomplikowany proces aktywacji licencji dla swojego tenanta – licencja jest dopisywana bezpośrednio do niego, a nie do panelu VLSC, a ponad to klient otrzymuje pełne wsparcie ze strony partnera i nie musi się martwić zmieniającymi się datami wygaśnięcia, lub skomplikowanym sposobem ich liczenia.

Zapytacie dlaczego zatem istnieją dwa kanały zakupu? Ponieważ CPS pojawił się niedawno, a wcześniej usługa Office 365 była sprzedawana głównie przez kanał OPEN.

Mam nadzieję, że ten artykuł rozwieje wasze wątpliwości. Na koniec dorzucam kilka pytań klientów dotyczących Office 365, które udało mi się zebrać:

Obecnie używana paczka 40 subskrypcji rocznych wygasa 19-04-2018 – od kiedy będziemy opłacać powyższe 40 comiesięcznych subskrypcji? (do ‚zaraz’?, od 1 kwietnia?, od 20 kwietnia?, …)

Najlepszym rozwiązaniem będzie aktywacja licencji na dzień / dwa przed zakończeniem się aktualnej subskrypcji (polecam dwa, dla pewności).
Licencje aktywne są „od zaraz”, a koszty naliczane są za faktyczne zużycie (ilość licencji danego dnia) z naliczaniem dziennym.

Gdzie/jak będziemy uiszczać comiesięczne opłaty za te subskrypcje?

Z końcem każdego miesiąca będziemy wystawiać Państwu fakturę VAT z terminem płatności zgodnym z ofertą. Faktury za usługi miesięczne wystawiamy miedzy 25 a ostatnim dniem miesiąca.

Używamy też 10 sztuk comiesięcznych subskrypcji Office 365 Business Premium po 12,60 EUR/użytkownika, kupionych bezpośrednio na portal.office.com – jak możemy się w tym przypadku ‚przesiąść’ na Państwa subskrypcje?

Aby przejść do nas, wystarczy aktualną subskrypcje poprzez Office.com anulować, a wtedy my aktywujemy Państwu licencje w programie CSP. Chociaż polecam to zrobić w odwrotnej kolejności. Jeśli usługa została zakupiona w zobowiązaniu rocznym, a termin ten nie upłynął, wystarczy skontaktować się z Microsoft i poprosić o anulację, gdyż przechodzą Państwo na subskrypcję u Partnera – jeszcze się nie spotkałem z sytuacją, w której byłby to problem.

Polub nas i śledź nas: